Sosiaalisen median strategiat, ohjeistukset ja käyttöönotto

Sosiaalinen media on muuttanut ihmisten ja sitä myöten myös organisaatioiden viestintää merkittävästi viimeisen 5-10 vuoden aikana. Muutos on niin voimakas ja seuraukset niin laajat, että jo pelkästään se pakottaa yrityksiä ja muita organisaatioita uudistamaan toimintatapaansa sekä huolehtimaan siitä, että henkilöstöllä on tarvittavat tiedot ja taidot somessa toimimiseen. Me tarjoamme konkreettisia työvälineitä ja -keinoja, joilla muutosta voidaan ohjata. 

Sosiaalisen median strategia

Ensiksi on mietittävä, mitä sosiaalinen media tarkoittaa oman organisaation kannalta, miten siihen suhtaudutaan sekä mitkä ovat sen käytön tärkeimmät periaatteet ja tavoitteet. Tältä pohjalta lähdetään tekemään sosiaalisen median strategiaa. Hyvä SoMe-strategia on niin selvä ja lyhyt, että jokainen työntekijä voi muistaa sen keskeisimmän sisällön.

Johdon kannalta SoMe-strategia on tärkein julkilausuma siitä, mikä rooli sosiaalisella medialla organisaatiossa on ja miten sitä hyödynnetään. Vaikka strategian pituus paperille kirjoitettuna voi olla esimerkiksi vain 1-2 sivua, niin sen on oltava tarkkaan punnittua tekstiä. Sisällöltään kestävä SoMe-strategia vaatii todellista asiantuntemusta sosiaalisesta mediasta.

Vaikka ulkopuolinen asiantuntija-apu on SoMe-strategian laatimisessa yleensä tarpeen, niin sen tekemistä ei voida myöskään kokonaan ulkoistaa. Oleellista SoMe-strategian laadinnassa on siihen liittyvä työskentely, jossa sosiaaliseen mediaan pureudutaan nimenomaan oman organisaation - sen työntekijöiden, tehtävien ja asiakkaiden - kannalta. Tälle prosessoinnille täytyy varata myös riittävästi aikaa. 

Sosiaalisen median ohjeistus

Kun organisaatiossa on sosiaalisen median tärkeimmät periaatteet ja tavoitteet selvillä, on yleensä tarpeellista laatia käytännönläheisempi suunnitelma ja ohjeistus sosiaalisen median käytölle ja hyödyntämiselle. SoMe-ohjeistuksen laatimiselle organisaation tasolla on useita perusteita: 

• Sosiaalisen median hyödyntäminen tehokkaasti 
  • Sekä sisäisesti että vuorovaikutusrajapintana asiakas- ja yhteistyötahoihin päin.
  • Kun ohjeistukset ovat kaikille selvät, vältetään imagoriskejä ja ylilyöntejä.
  • Joka toinen työntekijä kaipaa ohjeistuksia verkkokeskusteluihin (Hill&Knowltonin tutkimus 11/2009)
• Sosiaalisen median käyttö toimintakulttuurin kehittämisessä
  • Asiantuntijuuden jakaminen, tiedonkulun nopeuttaminen, yhteisölliset työtavat, hiljaisen tiedon esiin tuominen jne.
• Ohjeistus on johtamisen työkalu
  • Sosiaalinen media on yhä suurempi osa myös työelämää, joten sen ohjeistaminen on tärkeää koko organisaation johtamisen kannalta

Sosiaalisen median käyttöönotto

Sosiaalisen median strategian ja ohjeistuksen laatimista haastavampaa on niiden jalkauttaminen eli saattaminen käyttöön työntekijätasolla. On tavallista, että uudet toimintatavat ja -välineet kohtaavat muutosvastarintaa. Toisaalta osa työntekijöistä voi olla somen käytössä jo hyvinkin pitkällä ja muiden on vaikea pysyä perässä. Jokaisessa organisaatiossa on myös kilpailevia intressejä sosiaalisen median suhteen, ja tietoturvakin tulisi huomioida. Sosiaalisen median käyttöönotto tulisi suunnitella huolellisesti vaihe vaiheelta.

Sosiaalisen median jalkauttaminen voi alkaa jo SoMe-strategian ja ohjeistuksen laadinnasta lähtien - tai jo ennen sitä, sillä ensiksi on ymmärrettävä, mistä sosiaalisessa mediassa on kyse ja mitä konkreettista hyötyä siitä voi organisaatiolle sekä yksittäisille työntekijöille olla. Hyötyjen ymmärtämisen jälkeen sosiaaliseen mediaan ollaan valmiita myös sitoutumaan. On huolehdittava koulutuksesta, käyttötuesta, tulosten mittaamisesta ja toiminnan strategisesta koordinoinnista.

Sama käyttöönoton malli ei luonnollisesti sovi kaikille, vaan suunnitelman tulee perustua organisaation kehitysvaiheeseen, rakenteeseen ja toimintakulttuuriin.

Kysy lisää, niin keskustellaan, millainen eteneminen sopisi Teidän tarpeisiinne! 

Asiakkaitamme

Asiantuntijamme Harto Pönkä on konsultoinut ja/tai kouluttanut seuraavia organisaatioita sosiaalisen median strategiaan, ohjeistukseen ja käyttöönottoon liittyen:

• Oulun yliopisto
• Oulun seudun ammattikorkeakoulu
• Oulun seudun ammattiopisto
• Itä-Suomen yliopisto
• Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu (Mopaali-hanke)
• Suomen evankelis-luterilainen kirkko 

Katso esimerkki sosiaalisen median ohjeistuksesta sekä siihen liittyvä esitys: